Qué CRM elegir para mi empresa y qué factores debo tener en cuenta

21 Feb, 2022

No creo sorprender a nadie al decir que las relaciones con los clientes son fundamentales para el éxito de cualquier negocio. Sin embargo, realizar un seguimiento de la información de cada cliente puede resultar tedioso incluso para las empresas más organizadas, y un auténtico caos para aquellas que están empezando a desarrollar su actividad.

CRM

De hecho, si estás buscando un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), probablemente sea porque has llegado a un punto en el que las hojas de cálculo de los datos de los clientes con sus números de teléfono, direcciones de correo electrónico y registros de mensajes han crecido tanto que se han vuelto ineficientes al no estar bien organizadas, y por tanto estarás perdiendo un tiempo precioso buscando la información correspondiente.

Es aquí donde entran en acción los CRM, los cuales rastrean toda la información de sus clientes y agiliza en gran medida el proceso de ventas. Se trata de un servicio que por lo general proporcionan las empresas de marketing digital al ofrecer software adicional para equipos de marketing y de atención al cliente.

Por desgracia, obtener información sobre las características de los distintos CRM puede resultar tan difícil como la propia administración de información sin un CRM. Y es que tratar de averiguar los diferentes precios, los servicios de suscripción de cada uno, las funciones y complementos de terceros que tiene cada opción, puede resultar en una tarea complicada si no se dispone de ayuda.

Es por ello que en el artículo de hoy veremos qué es un sistema CRM, cuánto cuesta y todo lo que necesitas saber para decidir qué CRM es la mejor opción para su negocio.

Cómo elegir un CRM

CRM y qué tener en cuenta

Ten claras tus necesidades

El primer paso será encontrar el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que más se adecúe a tu empresa, por ejemplo nosotros somos Zoho Partner pero son muchas las opciones disponibles en el mercado.

Es importante que sepas identificar apropiadamente tus necesidades comerciales, así como también tendrás que revisar tus procesos tanto comerciales como de ventas que has ido realizando a diario. Mientras lleves a cabo esta investigación, recuerda resaltar los hitos de los clientes y los tipos de interacción que han llevado a cabo.

Comienza enumerando el problema comercial que estás tratando de resolver para determinar qué funciones de CRM son útiles y cuales no te interesan tanto. Consulta a todos tus equipos, incluidos los de ventas y servicio al cliente, sobre su experiencia con los datos y las relaciones con los clientes para saber cómo un CRM puede aligerar la carga de trabajo, hacer más productiva tu empresa y a la vez ayudar a mejorar las ventas.

Sin duda alguna, un sistema CRM es perfectamente capaz de ayudar a que tu negocio tenga éxito, pero antes es importante que definas claramente tus objetivos comerciales.

Verifica las funciones y herramientas del CRM

Un buen software CRM debe incluir características tales como la gestión de contactos, automatización de marketing y el seguimiento de clientes potenciales para ser capaz de monitorear las actividades de marketing y ventas.

A la hora de comparar distintos CRMs, debemos fijarnos en sus funciones disponibles y en qué datos se basa a la hora de centrarse en los clientes. Comparando los datos es fácil saber si un CRM es capaz de ahorrar costes en nuestra empresa basándonos en tres factores: la integración con nuestros sistemas de administración de tareas, funciones de automatización de marketing y plataformas de software como servicio. Como complemento, existen otros servicios a terceros que pueden mejorar la funcionalidad y la personalización del CRM.

También es importante verificar si las herramientas y características del CRM son adaptables a nuestro negocio, para en un futuro ser capaces de actualizar a versiones más avanzadas de ser necesario.

Por supuesto, debemos calcular el coste de la actualización y el costo base por usuario al mes para así determinar si el software CRM está dentro de nuestro presupuesto.

Por último, con el fin de impulsar las relaciones con los clientes y las ventas de campo, los miembros del equipo deben tener acceso a la información del cliente y realizar un seguimiento del proceso de ventas de forma cómoda y sencilla, sin la necesidad de sentarse en un ordenador para tener que consultar cualquier información. Por ello es importante que nuestro CRM disponga de facilidades de uso para dispositivos móviles.

Pon a prueba al CRM

Antes de decidirnos por un CRM, podremos solicitar una sesión de demostración en vivo donde un agente nos mostrará cómo funciona el CRM y responderá a nuestras preguntas acerca del sistema CRM.

Elegir un CRM

Casi todos los CRM disponen de una versión de prueba gratuita con la que probar la funcionalidad y la experiencia del usuario en la plataforma CRM. Este período de prueba permite que nuestro equipo de ventas y otros miembros del equipo prueben la facilidad de uso del CRM, así como su eficacia en tareas como la extracción de información de los clientes a través de las redes sociales y la generación de informes sobre las interacciones con clientes.

Recuerda, antes de adquirir un CRM debemos asegurarnos de que los miembros de nuestro equipo ven con buenos ojos las características y experiencia de usuario que nos brinda el sistema CR.

¿Qué es un software CRM?

Antes de seguir, aclaremos qué es un CRM y qué puede hacer por nuestra empresa…

Los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ayudan a las empresas a gestionar las relaciones tanto con los clientes potenciales, como a los ya fidelizados.

Los CRM utilizan un enfoque basado en datos para así ayudar a los empleados a rastrear clientes potenciales y a obtener información valiosa de los clientes, tales como números de teléfono, direcciones de correo electrónico e interacciones pasadas con tu empresa, todo en una sola ubicación.

Todos los CRM incluyen una gran variedad de herramientas tales como la automatización del correo electrónico o la creación de paneles en tiempo real que muestran información sobre el rendimiento empresarial y otras perspectivas basadas en datos.

¿Hasta qué punto necesito un CRM?

El CRM no es ni más ni menos que una herramienta con la que administrar las interacciones realizadas por nuestra empresa con los clientes con el fin de mejorar las relaciones tanto con los clientes, como con otras empresas.

Gracias a el podremos conectar y agilizar nuestro proceso de ventas con capacidades de gestión de ventas, gestión de contactos y automatización de marketing. De hecho, una de sus principales ventajas es que un CRM nos ayudará a construir relaciones con los clientes al facilitarnos información acerca de las necesidades de los clientes.

Si nuestra empresa ha crecido lo suficiente como para administrar grandes cantidades de información de clientes y por ello comenzamos a tener dificultades para encontrar y trabajar con datos de clientes, necesitaremos un CRM, el cual tiene el potencial de mejorar nuestro servicio al cliente y ayudar a que nuestro negocio crezca.

Hay que tener en cuenta que un CRM es perfectamente capaz de organizar toda la información de los clientes y prospectos, a la vez que automatiza las campañas de marketing.

Por supuesto, para sacarle el máximo provecho debemos formar a nuestro equipo en la utilización de la plataforma CRM. Y es que sin la capacitación adecuada, los empleados pueden cometer errores que resulten en la pérdida de unos datos que tanto nos ha costado conseguir.

Errores a evitar al elegir un CRM

Pasos para CRM

Ahora veremos algunos errores comunes que deben evitarse a la hora de elegir un sistema de CRM:

Ignorar las opiniones de los futuros usuarios

A menudo la elección del CRM se lleva a cabo a través solo de los ejecutivos de la empresa, lo cual es un error garrafal que puede ocasionar graves problemas al poco de adquirir el software.

Es muy importante que sus futuros usuarios prueben y den su opinión respecto al CRM, y sus usuarios no serán los ejecutivos, sino que será el equipo de ventas y todo departamento que precise del manejo de datos de clientes.

Ignorar las necesidades del negocio

Un error común que cometen las empresas es adquirir un CRM sin pararse a pensar primero tanto en sus necesidades como en lo que quieren lograr gracias a él. Es importante establecer unas expectativas claras, ya que esto nos ayudará a la hora de elegir nuestro CRM.

Por poner un ejemplo, para muchas empresas las ventas y las interacciones con los clientes son en gran medida digitales. En estos casos los clientes quieren conectarse con las empresas a través de las redes sociales, por lo que elegir un CRM con integración limitada de redes sociales resultará en menos interacciones con los clientes a largo plazo. Mejor elegir un CRM que sea capaz de extraer datos de las redes sociales y posea una IA capaz de identificar mejor a los prospectos.

Implementar un CRM sin una estrategia de ventas

Es común ver a algunas empresas de CRM afirmar que son capaces de aumentar automáticamente la retención de clientes y las ventas de tu empresa con solo contratarlas, pero debemos entender que, a fin de cuentas, están vendiendo su producto, y por tanto tienden a pintarlo todo como si fuera lo más fácil del mundo… pero nada más lejos de la realidad.

Un CRM solo puede ayudar a que nuestro negocio crezca si dispone de una estrategia con la que retener y atraer a los clientes existentes. O lo que es lo mismo, el CRM sólo nos será útil si disponemos de una estrategia de ventas previa.

Antes de adquirir un CRM, debemos tener claro tanto nuestro público objetivo, como nuestra estrategia de ventas. Una vez tengamos claros ambos conceptos, nos aseguraremos de que el sistema de CRM disponga de las herramientas adecuadas para ejecutar nuestra estrategia y conectarnos con los prospectos que queremos.

¿Cuánto cuesta un CRM?

El costo del CRM varía según el proveedor de software como es lógico.

Por lo general, los proveedores de CRM acostumbran a ofrecer modelos basados en suscripción y cobran por usuario de forma mensual o anual. Algunos disponen de versiones gratuitas limitadas que pueden llegar a servir al principio pero que, a la hora de la verdad, estarán muy limitadas en cuento al número de usuarios, sus funciones, los complementos que incluye, su almacenamiento o en las integraciones.

La mayoría de CRMs suelen ofrecer una prueba gratuita de 30 días para probarlo sin limitaciones, por lo que salvo para casos muy específicos, es mejor optar por la prueba gratuita que por la versión gratis.

Los software de CRM suelen tener de uno a cuatro niveles diferentes de pago para elegir, los cuales dan mayor o menor acceso al número de usuarios y a la cantidad de información almacenable.

Conclusión

En el artículo de hoy hemos visto cómo elegir un CRM para nuestra empresa y todo lo que necesitamos para su correcta implementación, además de los errores que debemos evitar durante su elección.

Si llegado hasta aquí aún te quedan dudas no dudes en contactar con nosotros, será un placer ayudarte en lo que necesites.