¿Por qué cambiar las hojas de cálculo por un CRM para pequeños negocios?

21 Dic, 2022

Cambiar hoja de cálculo Excel por CRM

Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo un componente indispensable para las pequeñas empresas con el fin de gestionar sus interacciones y conexiones con los clientes. Sin embargo, hoy en día se está viendo relegada por un novedoso sistema de gestión empresarial, como lo es el software CRM.

En este artículo, veremos qué empresas pueden beneficiarse de un software de gestión de clientes, así como las principales diferencias entre las hojas de cálculo y los sofisticados CRM.

¿Por qué nos cuesta tanto decir adiós a las hojas de cálculo?

Debido a que las hojas de cálculo han sido utilizadas por una amplia mayoría de empresas durante tanto tiempo, son muchos los empresarios que asumen que esta es la herramienta más práctica y la única capaz de gestionar todas las operaciones de la PYME sin problema. Sin duda, las hojas de cálculo tienen sus propias ventajas:

– Usa un enfoque sencillo que cualquier persona con conocimientos informáticos puede entender.
– Las hojas de cálculo facilitan la organización y la evaluación de los datos, ya que se pueden recalcular rápidamente las fórmulas usadas tras la actualización de los datos.
– Si por ejemplo hablamos de las hojas de cálculo de Google, suelen ser baratas o no requieren de ningún cargo adicional.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que para realizar procesos más complejos en las hojas de cálculo, como las de Microsoft Excel, es necesario poseer un profundo nivel de conocimiento de su funcionamiento. Y ahí está el problema, que muy pocas personas en el mundo moderno son verdaderos especialistas en el manejo de hojas de cálculo, siendo esta la razón por la que es frecuente que se cometan errores al insertar las fórmulas en las hojas de cálculo.

Si en algún momento futuro los objetivos de tu negocio y de tu empresa cambian, las operaciones que antes podías realizar gracias a una hoja de cálculo quedarán totalmente anuladas y deberás reajustar tus fórmulas a la perfección para poder volver a operar con normalidad.

Y es que existen ciertas situaciones en las que las hojas de cálculo quedan muy expuestas o son poco funcionales, como por ejemplo cuando uno de tus compañeros de equipo sustituye involuntariamente una fórmula. También puede ocurrir que de vez en cuando te veas obligado a dedicar tiempo a actualizar los datos de un solo cliente en diferentes y numerosas hojas de cálculo. Por no hablar de que, por mucho que que las celdas de las hojas de cálculo sean personalizables y capaces de contener una gran cantidad de datos, con el tiempo se vuelven difíciles de gestionar.

¿Alguna vez has tenido la sensación de que pasas horas al día buscando información entre cientos o incluso miles de filas y columnas de tu hoja de cálculo? Pues ahí es donde precisamente más destaca un CRM, cuya interfaz fácil de usar es capaz de presentar la información de forma más clara, facilitando la revisión de datos y la toma de decisiones.

¿Qué es el CRM?

Un CRM (Customer Relationship Management, o Gestión de Relación con Clientes en español) es un software que usan las empresas para gestionar y analizar la interacción con los clientes, con el objetivo de mejorar la relación y aumentar la satisfacción y fidelización de los mismos.

Los software CRM suelen incluir una serie de herramientas que permiten a las empresas llevar un registro de todas las comunicaciones y transacciones que realizan con los clientes, así como analizar y utilizar esa información para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia en la atención al cliente. Entre las funcionalidades que puede incluir un CRM podemos encontrar:

– Gestión de contactos: puede almacenar y gestionar información sobre los clientes, tales como sus datos de contacto, historial de compras y preferencias.
– Seguimiento de oportunidades de venta: permite a las empresas llevar un registro de las oportunidades de venta en cada fase del proceso, desde la identificación de la oportunidad hasta el cierre de la venta.
– Gestión de tareas y actividades: es capaz de llevar un registro de las tareas y actividades pendientes de cada cliente, pudiendo ser asignadas a los empleados adecuados.
– Análisis y reporting: las empresas podrán obtener informes y estadísticas sobre el rendimiento y el comportamiento de los clientes, para a continuación hacer uso de esa información para tomar decisiones estratégicas.

Como puedes ver, un CRM es una herramienta que aporta un gran valor añadido a cualquier empresa que desee gestionar de forma eficiente sus relaciones con los clientes y aprovechar al máximo su potencial de negocio.

Es por ello que a continuación veremos 11 diferentes razones por las que cambiar una hoja de cálculo Excel por un software CRM.

11 razones para pasar de las hojas de cálculo al CRM

Ventajas CRM

Una de las principales diferencias entre un CRM y una hoja de cálculo es que un CRM está diseñado específicamente para la gestión de relaciones con clientes, mientras que las hojas de cálculo son más versátiles y pueden utilizarse para una amplia gama de propósitos. Los CRM también suelen tener más funcionalidades que las hojas de cálculo, como puede ser la capacidad de llevar a cabo seguimientos de llamadas y correos electrónicos, programar recordatorios y tareas, así como realizar seguimientos de ventas y oportunidades de negocio. Además, los CRM suelen ser más fáciles de usar y tienen interfaces de usuario más intuitivas, lo que los hace más accesibles para el personal de la empresa.

Gracias a estas ventajas de los CRM, son muchas las razones de peso que llevan a las pequeñas empresas a realizar una transición de hoja de cálculo a software CRM:

1. Mantener todo organizado en un solo lugar

Sin la ayuda de un CRM, tendrás que trabajar en varias hojas de cálculo a la vez, duplicando datos y perdiendo mucho tiempo. Por otro lado, con la ayuda de una interfaz de CRM es posible gestionar todo desde una sola ventana de forma mucho más sencilla. En definitiva, el CRM proporciona un gran nivel de organización a nivel empresarial al recabar toda la información en un mismo lugar, lo que permite tener todos los datos vinculados y facilitando la búsqueda de los detalles que necesita en cada momento.

2. Asegurar la base de clientes y sus datos

Si trabajas en un equipo pequeño y confías plenamente en cada uno de sus miembros, puedes permitirte mantener los datos abiertos. Sin embargo, proteger las operaciones de tu empresa es crucial en el entorno actual de trabajo a distancia y subcontratación laboral. Si tu empresa precisa de protección para sus datos, las hojas de cálculo son bastante poco fiables en términos de seguridad.

Para empezar, puede ser difícil determinar el motivo principal, ya que las fórmulas pueden estar contaminadas por errores humanos y sólo pueden corregirse por cambios recientes. En segundo lugar, cualquiera puede copiar, distribuir e incluso eliminar hojas de cálculo. Esto no ocurre con un CRM, con el cual es posible cambiar los derechos de acceso y hacer un seguimiento de todo el historial de actividades.

3. Controlar todas las interacciones con los clientes

Otra de las razones por las que pasar de una hoja de cálculo a un software CRM, es que este cuenta con un historial cronológico completo de todas las interacciones realizadas por los trabajadores, como pueden ser demostraciones de productos, llamadas telefónicas o correos electrónicos. Todo ello se incluye en un registro de clientes, lo cual es particularmente útil en el caso de que un vendedor se enferme o decida renunciar, ya que podremos pasar todas sus tareas y/o oportunidades de forma sencilla a otros trabajador de la empresa.

4. Planificar las actividades a realizar

Un software de CRM suele ofrecer funciones con el fin de planificar las tareas, además de hacer un seguimiento de los contactos y gestionar las oportunidades de negocio. Esto está pensado para ayudar a los usuarios a minimizar las tareas manuales diarias que las hojas de cálculo si exigen.

El propio CRM será el que nos avise cuando tengamos un acontecimiento programado por medio de un aviso en nuestro ordenador y/o dispositivo móvil. Gracias a estos avisos, nuestros compañeros de equipo estarán siempre informados de las tareas inminentes y no se perderá nada por el camino. Además, nuestros vendedores ya no descuidarán el envío puntual de presentaciones de productos por correo electrónico a clientes. Al hacer esto, las oportunidades de negocio se mantienen en orden, permitiendo que podamos ver operaciones anteriores ya cerradas por el vendedor.

5. Captura de solicitudes automática

Podremos reunir todos los datos de nuestros clientes en un solo lugar y hacer un seguimiento de las solicitudes de trabajo realizadas a través de cualquier canal, incluidos los correos electrónicos, las llamadas telefónicas o los formularios integrados dentro de nuestro sitio web. De esta forma, ninguna solicitud de los clientes quedará sin atender, y podremos responder a las preguntas entrantes más rápidamente, lo que aumentará los ingresos del negocio.

6. Adjuntar archivos

Se puede adjuntar cualquier archivo a un registro de cliente u oportunidad de negocio dentro del software CRM. Esto permite subir guiones de llamadas, gráficos, documentos o cualquier otro contenido para cada uno de nuestros clientes, aportándonos un acceso sencillo a una gran cantidad de información.

7. Calcular datos

Al igual que las hojas de cálculo Excel, los software CRM hacen uso de fórmulas para realizar los cálculos necesarios y presentar los resultados en el registro correspondiente. Las fórmulas pueden ser modificadas fácilmente en ambos casos, la diferencia está en que nadie podrá interferir involuntariamente en los cálculos porque el acceso a los mismos estará previamente definido por el empresario.

8. Trabajar a distancia

En caso de hacer uso de hojas de cálculo guardadas en los ordenadores del trabajo, el empleado no podrá atender ninguna urgencia hasta que no esté físicamente en la oficina. Y es que aunque es posible acceder a las hojas de cálculo de Google en línea, no siempre resulta fácil utilizarlas desde un dispositivo móvil, y mucho menos editarlas. Por otro lado, un CRM incorpora un software móvil diseñado para estos casos de trabajo remoto.

9. Colaboración sencilla con el equipo

Un CRM aporta a la empresa un chat fácil de usar que permite conversaciones privadas y de grupo, de modo que no es necesario buscar en la hoja de cálculo los comentarios y las notas de tus compañeros. También permite hacer comentarios directos en la cuenta del CRM del cliente, lo cual a menudo ayuda en caso de que un cliente sea atendido por un trabajador que no sea el habitual.

10. Obtener información con informes

Cuando los datos se almacenan en una hoja de cálculo, es necesario estandarizar la entrada de datos , para lo cual es probable que necesitemos de la ayuda de un trabajador experto en hojas de cálculo con el fin de que nos ayude a crear informes y tablas gráficas. Esto no ocurrre con un CRM, el cual nos permite ver los informes de nuestra cuenta con sólo unos clics y sin necesidad de asistencia técnica, ya que toda la información puede ser filtrada y se actualiza en tiempo real.

11. Encontrar apoyos cuando se necesite

En caso de necesitar ayuda o tener preguntas sobre el funcionamiento del CRM, siempre es posible obtener consejos útiles de otros usuarios en la red. Mientras que con las hojas de cálculo, tendremos que realizar nuestro propio estudio y tomarnos nuestro tiempo para elegir la fuente adecuada esperando que no cometa errores que lastren la hoja de cálculo.

Cómo trasladar datos de una hoja de cálculo a un CRM en 3 sencillos pasos

Limpiar los datos de la hoja de cálculo

Para empezar, no es necesario gastar tiempo y esfuerzo en transferir datos obsoletos al nuevo CRM. Por lo que lo primero que haremos será poner en orden los datos antes de comenzar la migración.

Para ello, empezaremos por eliminar los clientes potenciales obsoletos o redundantes. ¿Recuerdas aquel lead que hace dos años declaró no estar interesado? Pues ya es hora de eliminarlo.

Ordena tus contactos en la hoja de cálculo por el campo “Oportunidad Última Modificación” para que el proceso sea más rápido, y luego empieza a deshacerte de los leads antiguos que llevan ya tiempo muertos.

crm cierre

A continuación, asegúrate de que todos los números de teléfono tienen el mismo formato (+1 000 111 2222) y de que se emplean acrónimos en la hoja de cálculo.

Exportar los datos de la hoja de cálculo a un CSV

Haz clic en la pestaña “Archivo de Google Sheets” para empezar. A continuación, desplázate hasta “Descargar” y elige “Valores separados por comas” en esa selección (CSV).

Exportar CSV

Gracias a esta operación, se descargará un archivo CSV.

Importar los datos a un CRM

La inmensa mayoría de los CRMs te permiten importar directamente los datos una vez que dispones su archivo CSV preparado como vimos en el punto anterior. Es por ello que apenas se requiere de entrada de datos humana.

Por ejemplo con Zoho, es posible importar tus datos CSV al CRM usando el “Importador de Contactos”.

Zoho subir CSV

A continuación, podrás incluir campos en cada una de las columnas de la hoja de cálculo.

Campos CRM

Una vez que tengas asignadas estas columnas a los campos correspondientes, estará todo listo para empezar. Es así de sencillo.

Conclusión

Como hemos podido comprobar durante el artículo, un CRM ofrece una gran cantidad de características y beneficios de los que una hoja de cálculo sencillamente carece. Y es que a todos los niveles, los CRMs son muy superiores a las hojas de cálculo.

Sin embargo, todo depende de tu situación. Y es que una hoja de cálculo es un enfoque fantástico (y gratuito) para empezar con la gestión de contactos en caso de ser una empresa nueva o pequeña con un presupuesto ajustado para herramientas. Si ninguna de las 11 razones vistas anteriormente te afecta, puedes seguir con una hoja de cálculo al menos al principio.

Sin embargo, si has notado algún paralelismo entre las razones expuestas y tu escenario de ventas actual, no te quepa duda de que será el momento de actualizarse y unirse al equipo CRM.